Privacy Verklaring

Ingangsdatum: 25 mei 2018

 

  1. Algemeen

Speyk Advocaten BVBA (hierna: Speyk Advocaten) verzekert u de vertrouwelijke verwerking van de gegevens die u haar overmaakt via hetzij haar website (www.speyk.be, hierna de “website”), dan wel –los van haar website- mondeling of op papier.

Speyk Advocaten neemt uw privacy ernstig.  Zij verwerkt de verkregen persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van het beroepsgeheim, de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en alle navolgende wijzigingen en aanvullingen, alsook de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook wel GDPR genoemd) van 27 april 2016.

Zo verwekt Speyk Advocaten de verkregen persoonsgegevens rekening houdende met de beginselen waaraan elke gegevensverwerking moet voldoen, met name:

  1. De persoonsgegevens worden verwerkt op een wijze die ten aanzien van de betrokkene rechtmatig, behoorlijk en transparant is (rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie).
  2. De persoonsgegevens worden slechts verzameld voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Speyk Advocaten verwerkt deze niet verder op een met die doeleinden onverenigbare wijze (doelbinding).
  3. De persoonsgegevens moeten toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt (minimale gegevensverwerking).
  4. De persoonsgegevens moeten juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd. Speyk Advocaten neemt alle redelijke maatregelen om de persoonsgegevens die, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, onjuist zijn, onverwijld te wissen of te rectificeren (juistheid).

Speyk Advocaten, met ondernemingsnummer 0589.943.409 en zetel te Gulden-Vlieslaan 28, 8000 BRUGGE kan u steeds bereiken per telefoon (+32 50 440 630), per fax (+32 50 334 556)  dan wel per e-mail (info@speyk.be).

  1. Definities

Verwerkingsverantwoordelijke: De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens, zoals aangeduid in artikel 4.
Verwerker: Elke werknemer of medewerker binnen het kantoor die aan gegevensverwerking doet.
Persoonsgegevens: Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare levende natuurlijke persoon.
Gegevensverwerking: Een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot een deel of een geheel van persoonsgegevens zoals het verzamelen, raadplegen, ordenen, bijwerken, verspreiden, wissen, vernietigen enzovoort van de persoonsgegevens.
Website: De website gehost onder www.speyk.be.
Gebruiker: Iedere natuurlijke persoon die op de website een interactief dan wel niet-interactief gebruik hanteert.
Interactief gebruik: Elk gebruik van de website waarbij u actief persoonsgegevens invoert op de website, al dan niet via een door u ingevuld elektronisch formulier.
Niet-interactief gebruik: Elk gebruik dat niet als een interactief gebruik kan worden beschouwd dus bijvoorbeeld gewoon een kijkje nemen op de website.
Betrokkene: Iedere natuurlijke persoon wiens persoonsgegevens verwerkt worden door Speyk Advocaten, zonder dat deze één of meerdere persoonsgegevens heeft ingevoerd op de website. Het betreft hier dan veeleer cliënten die zich rechtstreeks tot Speyk Advocaten richten, dan wel alle relevante betrokken personen in het dossier (tegenpartijen, relevante partijen in zake)

  1. Toepasbaarheid

Elk bezoek aan en gebruik van de website, dan wel elk gebruik van de diensten van Speyk Advocaten, gaande van advies en bijstand tot vertegenwoordiging is onderworpen aan deze Privacyverklaring.

  1. Verantwoordelijke functionaris voor de verwerking

Speyk Advocaten is de verwerkingsverantwoordelijke zoals bedoeld in artikel 2. Binnen Speyk Advocaten treedt de heer Joachim VANSPEYBROUCK op als voornaamste contactpersoon. U kan hem bereiken per telefoon (+32 50 440 630) of per e-mail (joachim.vanspeybrouck@speyk.be).

  1. Welke persoonsgegevens verwerkt worden

Als u gewoon een kijkje neemt op onze website worden geen persoonsgegevens verwerkt. Als u daarentegen interactief gebruik maakt van de website, door u bijvoorbeeld in te schrijven op de nieuwsbrieven of door het contactformulier in te vullen, dan worden de door u ingevoerde gegevens wel verwerkt door Speyk Advocaten. Het gaat hier dan meer bepaald om minstens uw naam, voornaam, telefoon en e-mailadres.

Daarnaast –en dus los van de website- verwerkt Speyk Advocaten soms ook de volgende gegevens van cliënten of andere in hun dossiers betrokken personen: adres, geboortedatum en –plaats, rijksregisternummer, rekeningnummer of andere financiële gegevens. De reden hierachter ligt in het feit dat dit soms noodzakelijk is voor de verwerking van die gegevens in overeenkomsten of procedurestukken, dan wel omdat dit wettelijk verplicht is.

Naast deze meer algemene informatie kan het zijn dat Speyk Advocaten tevens bijzondere of gevoelige informatie verwerkt, gaande van medische gegevens, psychische gegevens, gerechtelijke gegevens, seksueel verleden, seksuele geaardheid, politieke opvattingen, lidmaatschap bij bepaalde vakbonden of organisaties edm. Dit is wel enkel zo wanneer deze gegevens met toestemming gegeven worden, voortvloeien uit een mandaatovereenkomst of gerechtvaardigd zijn in het kader van de uitvoering van onze opdracht tot adviesverlening, bijstand of vertegenwoordiging én de verwerking noodzakelijk is voor de goede uitvoering van onze opdracht.

Door uw persoonsgegevens mee te delen, verklaart u zich voor zoveel als nodig dan ook onvoorwaardelijk akkoord met de verwerking van de door u meegedeelde persoonsgegevens.

  1. Doeleinden en grondslag van de verwerking

De verantwoordelijke verwerkt, ongeacht of deze via de website verkregen werden dan wel op een andere wijze de persoonsgegevens voor één van volgende doeleinden:

  • Uitvoering van onze opdracht tot advies, bijstand of vertegenwoordiging.

Hieronder valt eveneens de communicatie met de gebruiker m.b.t. het kantoor, haar werkwijze of de door haar geleverde diensten, alsook alle vereiste communicatie met betrokken personen of instanties die verband houden met de uitvoering van onze opdracht, dit zowel intern als extern.

Wij steunen de verwerking van de persoonsgegevens daarbij op hetzij uw expliciete toestemming, hetzij onze mandaatovereenkomst, hetzij de behartiging van de gerechtvaardigde belangen (bijvoorbeeld als het de gegevens van een tegenpartij betreft).

  • Communicatie van nieuwsbrieven en –berichten.

Dit evenwel louter en alleen op voorwaarde dat u hier voorafgaandelijk en schriftelijk toestemming voor hebt gegeven.

  • Promotionele acties en marketing voor en door ons cliënteel.

Dit evenwel louter en alleen op voorwaarde dat u hier voorafgaandelijk en schriftelijk toestemming voor hebt gegeven.

  • Om Speyk Advocaten toe laten onze website beter te organiseren en te verbeteren.

Dit via de niet-direct identificeerbare persoonsgegevens verkregen via Google Analytics doordat u onze website bezoekt, zoals het type van webbrowser, het operating system van de computer die je gebruikt, je IP-adres, edm…De rechtsgrond van deze verwerking is “gerechtvaardigd belang”, met name “vrijheid van ondernemen” en “goede bedrijfsvoering”.

  • In het kader van de witwaspreventie-plicht.

Als de opdracht die u ons wenst toe te vertrouwen onder het toepassingsgebied van de antiwitwaswet van 18 september 2017 valt (zie artikel III.1.2.1. CODEX DEONTOLOGIE VOOR ADVOCATEN en verder via de link http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_loi/change_lg.pl?language=nl&la=N&cn=2014062505&table_name=wet ), zijn wij wettelijk verplicht u te identificeren aan de hand van enkele te verifiëren bewijsstukken. Wij zullen de gegevens in dat geval bewaren door middel van een kopie van uw identiteitskaart. Indien dit wettelijk verplicht zou zijn, moeten wij u ook vragen naar de herkomst van gelden of vermogensbestanddelen of eventuele andere gegevens opvragen.

  1. Ontvangers of categorieën van ontvangers van de gegevens

De verwerkte persoonsgegevens kunnen afhankelijk van de doeleinden van de verwerking aan de volgende ontvangers worden meegedeeld:

  • De gebruiker zelf;
  • De dossierverantwoordelijken binnen Speyk Advocaten;

De verwerkte persoonsgegevens worden niet aan derden meegedeeld, behoudens indien dit noodzakelijk zou zijn voor de uitvoering van onze opdracht tot adviesverlening, bijstand of vertegenwoordiging, dan wel ingevolge een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang.

In voornoemde gevallen kan het zijn dat bepaalde persoonsgegevens uitgewisseld worden met de volgende niet-limitatief bepaalde categorieën van ontvangers:

  • Andere advocaten
  • Rechtbanken en administratieve rechtscolleges
  • Administratieve overheden
  • Gerechtelijke mandatarissen (curatoren, bewindvoerders, schuldbemiddelaars, vereffenaars…)
  • Gerechtsdeskundigen
  • Notarissen
  • Gerechtsdeurwaarders
  • Tegenpartijen in persoon, wanneer ze niet vertegenwoordigd zijn door een advocaat
  • Vertalers
  • Verzekeringsmaatschappijen, -makelaars en –agenten
  • privé detectives
  • Bankdiensten
  • Boekhouders
  • Onafhankelijke tussenpersonen

Soms dient Speyk advocaten ook een beroep te doen op bepaalde (technische) diensten, gaande van webhosting, organisatie van mailing campagnes, gebruik van specifieke advocatensoftware, cloudcomputing, ICT-ondersteuning edm. waardoor de mogelijkheid bestaat dat derden toegang krijgen tot uw persoonsgegevens. Ter vrijwaring van uw rechten heeft Speyk Advocaten echter met elk van deze dienstverstrekkers afzonderlijke verwerkersovereenkomsten opgemaakt.

In principe worden persoonsgegevens niet doorgegeven aan derden buiten de Europese Economische Ruimte. Indien dit uitzonderlijk toch het geval zou zijn, dan houdt Speyk Advocaten zich eraan in elk geval slechts persoonsgegevens door te geven aan landen die een gelijkwaardig niveau van gegevensbescherming bieden.

  1. Bewaartermijn van de verwerkte gegevens

Speyk Advocaten houdt eraan niet meer gegevens te verwerken dan strikt noodzakelijk voor de realisering van de diverse doeleinden opgenomen in artikel 6 van deze privacy verklaring.

De gegevens worden niet langer bewaard dan 7 jaar na datum afsluiting (van het laatst aangemaakte) dossier of na datum verstrekken advies (bijvoorbeeld in het kader van de incasso huurgeschillen waarbij niet noodzakelijk een dossier wordt opgemaakt).

Nadien worden deze gegevens vernietigd, ongeacht de drager waarop de gegevens zich bevinden.

De reden voor deze duurtijd van 7 jaar vindt grondslag in het feit dat oud-cliënteel in geval van een nieuw probleem zo efficiënt en zo vlot mogelijk geholpen moet kunnen worden. Om die reden worden de gegevens van iemand die diverse dossiers bij Speyk Advocaten lopende heeft slechts vernietigd 7 jaar na datum afsluiting van het laatst aangemaakte dossier.

  1. Uw rechten

U heeft als gebruiker en als betrokkene:

  1. het recht op inzage en bijkomende informatie over de eigen gegevens: Hierbij geniet u het recht om te weten of er überhaupt wel persoonsgegevens van u verwerkt worden, zo ja, welke gegevens verwerkt worden, voor welk doel deze verwerkt worden, op welke grondslag deze verwerkt worden, hoe deze verwerkt worden, aan wie deze gegevens doorgegeven worden edm.
  2. het recht om de gegevens die over u werden verwerkt in begrijpelijke vorm kosteloos op te vragen, tenzij dergelijk verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig zou zijn.
  3. het recht op (kosteloze) rechtzetting van foutief of onvolledig verwerkte gegevens: Als u denkt dat wij over onvolledige of foutieve persoonsgegevens beschikken, kan u steeds vragen dat deze gecorrigeerd of aangevuld worden.
  4. het recht op gegevenswissing: U kan de wissing van uw persoonsgegevens vragen.
  5. het recht om bezwaar in te dienen tegen de verwerking van uw gegevens. In dat geval dient uw verzoek gesteund te zijn op zwaarwegende en gerechtvaardigde redenen die verband houden met uw bijzondere situatie. Aan dergelijk verzoek zal echter geen gevolg gegeven kunnen worden wanneer de rechtmatigheid van de verwerking gesteund is op de in artikel 5, b) en c) van de Privacywet bedoelde redenen.
  6. het recht op (geen) geautomatiseerde besluitvorming
  7. het recht op beperking van de verwerking: recht om de (tijdelijke) verwerking van uw persoonsgegevens te stoppen.
  8. het recht op overdraagbaarheid van de gegevens: het recht om uw gegevens in een leesbare vorm (elektronisch) op te vragen zodat u deze gemakkelijk zelf aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunt overdragen, dan wel aan ons te vragen dat wij deze rechtstreeks aan de door u genoemde verwerkingsverantwoordelijke zouden overdragen.
  9. het recht om uw toestemming tot het verwerken van gegevens in te trekken: Indien u aanvankelijk uw expliciete toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens kan u nadien toch nog uw toestemming opnieuw intrekken voor eventuele toekomstige verwerkingen.

Wenst u als gebruiker één of meerdere van uw rechten uit te oefenen, dan dient u een verzoek te richten aan Speyk Advocaten op één van de wijzen bepaald in artikel 1 van deze privacy verklaring. Gelieve daarbij een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart te voegen. Op de kopie mag uw pasfoto, het paspoortnummer en de strook met nummers onderaan uw paspoort zwart gemaakt worden. De rest dient zichtbaar te zijn.

Speyk Advocaten zal binnen een termijn van uiterlijk 30 dagen reageren op uw verzoek.

  1. Geautomatiseerde besluitvorming

Speyk Advocaten neemt geen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen indien de besluitvorming gebeurd is op automatische wijze waarbij een bepaald computerprogramma of technisch snufje tot een bepaalde beslissing komt.

  1. Ons cookiebeleid

Als u naar onze website surft, kunt u ervoor kiezen om al dan niet onze cookies te aanvaarden. Voor meer informatie, gelieve ons cookiebeleid te raadplegen via de knop ‘Cookies’ onderaan de homepagina.

  1. Beveiliging van uw persoonsgegevens

Speyk Advocaten heeft de nodige maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen eventuele datalekken, misbruik door derden edm.

Alle persoonsgegevens die door Speyk Advocaten worden bijgehouden op papier worden achter slot en grendel bewaard voor de duurtijd bepaald in artikel 8. Nadien worden deze vernietigd door een gespecialiseerde firma. Persoonsgegevens die op elektronische wijze verwerkt worden, worden dan weer beschermd door tal van IT-maatregelen en een aangepaste bedrijfspolicy.

Als u hier vragen of opmerkingen over heeft of als u denkt dat uw gegevens niet langer veilig zijn, mag u steeds contact opnemen met de verwerkingsverantwoordelijke genoemd in artikel 4.

Als u dit zou willen kan u ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit
Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
E-mail: commission@privacycommission.be
URL: https://www.privacycommission.be

Deze Privacyverklaring kan op elk ogenblik en zonder voorafgaande waarschuwing door Speyk Advocaten worden gewijzigd, maar de wijzigingen zullen in dat geval wel steeds kenbaar gemaakt worden door middel van melding op de website.